Complexiteit en ADDIE

In deze tweede blog maken we de vertaalslag van de theorie naar onze dagelijkse praktijk bij MarQuTec. Waar we het de vorige keer hadden over de definities van projecten aangevuld met de gedragscomponent, kijken we nu naar de systematiek die wij gebruiken om grip te houden op die complexiteit.

Wij zien theoretische modellen niet als een uitgangspunt, maar als een noodzakelijke spiegel. We proberen te voorkomen dat de praktische uitvoering een eigen leven gaat leiden en gebruiken modellen voor het tijdig herkennen van biases (onbewuste vooroordelen) die de besluitvorming kunnen vertroebelen. Door de praktijk voortdurend te toetsen aan een fundament, creëren we de rust en ruimte die nodig zijn voor consensus.

De fasering: Het ADDIE-model

Afhankelijk van aan wie je het vraagt, bestaat een project uit verschillende fases:

• Voorbereiding (Preparation): Het verkennen van het idee en de haalbaarheid.

• Definitie (Definition): Het vaststellen van wat er precies gemaakt gaat worden en de kaders (tijd, geld, kwaliteit).

• Ontwerp (Design): De blauwdruk van de oplossing maken.

• Voorbereiding van uitvoering (Implementation Planning): Alles klaarzetten voor de bouw/realisatie.

• Realisatie (Execution): Het daadwerkelijke maken van het projectresultaat.

• Afsluiting (Completion): Overdracht aan de staande organisatie en evaluatie.

Een projectmanager wordt vaak pas betrokken bij het project in de definitie- en ontwerpfase. Wij hanteren de ADDIE-methodiek. Deze benadering dwingt ons tot een zeer grondige opzet voordat de daadwerkelijke realisatie begint:

• Analyse: Wij onderzoeken eerst het werkelijke doel. We toetsen of de informatie die op tafel ligt consistent is en of de aannames van alle betrokkenen overeenkomen.

• Design: Hier stellen we de blauwdruk op. Dit resulteert in de FEED (Front End Engineering and Design), oftewel het project-organisatieplan. Onze richtlijn is dat dit plan voor 80% technisch en organisatorisch moet staan voordat we de volgende stap zetten.

• Development: In deze fase leggen wij het plan voor aan de stakeholders. Wij laten de theorie hier bewust 'schuren' met de praktijk. Juist door nu de verschillen in opvatting naar boven te halen, voorkomen we kostbare verrassingen later in het traject.

• Implementation: De uitvoering start op basis van het getoetste plan.

• Evaluate: Wij zien evaluatie niet als een afsluiting, maar als een continu proces van afstemming tijdens de gehele looptijd.

De complexiteitsmeting: Het CIFTER-instrument

Omdat geen enkel project hetzelfde is, moeten wij objectief kunnen bepalen waar de grootste uitdagingen liggen. Wij gebruiken hiervoor het CIFTER-instrument (Crawford-Ishikura Factor Threshold Evaluation of Risk). Dit helpt ons om complexiteit meetbaar te maken aan de hand van zeven factoren:

1. Stabiliteit van de context: In hoeverre blijven de omgeving en randvoorwaarden constant?

2. Aantal disciplines: Hoeveel verschillende vakgebieden en methodieken moeten wij integreren?

3. Maatschappelijke impact: Wat is de omvang van de juridische, sociale en milieueffecten?

4. Financiële impact: Wat is de werkelijke omvang van het budget en het risicoprofiel voor de betrokkenen?

5. Strategisch belang: Hoe cruciaal is dit project voor de koers van de organisatie?

6. Stakeholder-cohesie: Is er overeenstemming over het eindresultaat en de weg daarheen?

7. Interfaces: Hoeveel verbindingen zijn er met externe organisaties of systemen?

Onze balans: Theorie als kompas, de praktijk is leidend

Binnen MarQuTec maken we gebruik van vragenlijsten op basis van deze factoren om de validiteit van onze projecten te bewaken. Wij zien de vragenlijsten als een leidraad, maar het model vult de praktijk aan en vervangt deze niet.

De uiteindelijke koers wordt bij ons altijd bepaald door de ervaring van het team en het project-narratief. Wij streven ernaar om met deze systematiek een omgeving te creëren waarin complexe opgaven beheersbaar blijven, zonder de menselijke realiteit uit het oog te verliezen.